您準備好僱用虛擬助手了嗎?

允許員工在家工作肯定會破壞公司文化並降低生產力。

或者至少在一年前許多企業家是這麼認為的。 從那時起,勞動力格局發生了變化,在一項感覺像是遠程工作的全球案例研究中,虛擬工作者證明,在獲得更多自主權和靈活性時,他們不會分心或懈怠。

事實上,大多數遠程工作者報告說,與其減少工作時間,不如說他們在離開辦公室後投入了更多的時間並提高了工作效率。 RescueTime 是一家為數百萬用戶提供服務的時間跟踪和阻止分心軟件公司,它發現遠程工作人員一年中在核心工作上多花 58 小時,完成日常任務的可能性比辦公室工作人員高 20%。

對於依賴遠程勞動力的成熟公司,如 BELAY(一家提供虛擬支持團隊的人力資源公司),這種生產力的激增並不令人意外。 在過去的十年中,BELAY 一直通過其承包商網絡親眼目睹這一現象,這些承包商以助理、簿記員、網絡維護專業人員和社交媒體戰略家的身份提供虛擬支持。 他們的虛擬團隊不僅工作效率高,而且更快樂,儘管實際上沒有工作場所,但他們獲得了“最佳工作場所”的榮譽。

正是這種跨地域、生活方式和興趣的人才分佈構成了虛擬助理模型的“秘方”,幫助公司提高利潤率和生產力,同時提高員工的熱情和滿意度。 在其 2020 年第四季度和 2021 年第一季度的財務報告中——當許多其他公司正在經歷裁員和瘋狂裁員時——BELAY 宣布了創紀錄的數字。 虛擬助手似乎是新常態的一部分。

委派壓倒性

創辦初創公司的高管和企業家經常問的問題是:“我應該什麼時候聘請助理?” BELAY 的首席執行官 Tricia Sciortino 認為答案很簡單:只要你能負擔得起。

“你不需要管理電子郵件、發票和簿記,”她說。 “如果你正在成長,或者想要成長,就必須有人卸下重擔。”

將後端支持任務的細枝末節交給合格的專業人員,可以讓領導者在日曆上專注於公司的發展,更重要的是,讓他們安心。

“我們服務的很多東西都不堪重負,”Sciortino 說。 “有很多變動的部分:財務、銷售、營銷、計費。 我們想進來說’你不必拿著所有這些盤子。 我們有人可以從你身上拿走一些東西,這樣我們就可以減少你的壓力,這樣你就可以從一個健康的地方領導——無論是精神上還是身體上。 ”

大多數領導者都可以從助手中受益,但為什麼是虛擬的? 簡單地說,因為虛擬助手只在有工作要做的時候工作。 與辦公室內的員工不同,虛擬助理每天不會出現在辦公室的預定小時數。 相反,他們利用自己的工作時間來平衡自己的工作與生活以及他們所服務的高管,從而降低開銷並提高雙方的生產力。

“老實說,這種靈活性令人難以置信,”Sciortino 說。 “我的助手為我照顧很多,讓我能夠成為一名高管,制定戰略,計劃,領導和做出複雜的決定。 她讓我從不需要做的事情中解脫出來,比如電子郵件、預訂旅行和項目規劃。 我喜歡所有這些東西,但我也不想每週工作 70 小時。”

建立遠程信任

保守地說,尋找和僱用新員工平均需要公司八週才能完成。 更不用說篩選一堆簡歷、安排面試和煞費苦心地檢查參考資料帶來的額外負擔。 大多數虛擬人力資源公司可以將這個時間縮短一半,因為他們準備了一個經過審查的、準備就緒的承包商數據庫和一個匹配客戶需求的分析流程。

但即使有這些優勢,委託陌生人也需要一些調整。 人們很容易將面對面工作關係的細微差別視為理所當然,以及通過諸如飲水機玩笑和拼車參加活動等微不足道的互動建立了多少友情和忠誠度。 即使知道某人的辦公室是什麼樣子,他們保持辦公桌的整潔程度以及他們的小隔間的牆壁上都有哪些照片,也可以提供一定程度的舒適感。 這些潛意識信號在僅在線協作中消失。

因此,Sciortino 建議不要直接跳到共享敏感材料,而是建議以讓雙方都感到安全的速度將責任移交給新的虛擬助手。 這意味著從您最想擺脫的任務開始,逐漸添加新的工作層。 如果您最繁重的辦公室負擔是日程安排,請將日曆的鑰匙交給您,並信任您的助手發送電子郵件並撥打必要的電話,以防止會議重複預訂。 從那裡,制定您希望從您的盤子中刪除的優先事項清單——旅行計劃、後續電話、研究、歸檔、收件箱管理——並採取小步驟,直到這些事情順利過渡。 關鍵是確保您在委託時賦予權力,以防止破壞您的兩項努力。

自信的團隊建設會隨著時間的推移慢慢發生,在純數字化的工作環境中,這種發展需要雇主和助理的參與。 這可以通過每周定期預約視頻聊天來實現,在這種情況下,語氣和肢體語言比通過電子郵件或文本更好地表達,或者每兩週一次的視頻聊天預約來取代辦公室內的公共氛圍員工午餐。 目標是盡可能正常地見面,即使你們可能相距數英里甚至海洋。

“關係資本是巨大的,尤其是在助理關係中,”Sciortino 說。 “高管需要成為信任過程的一部分…… 投資於這種關係,信任就會隨之而來。”

虛擬辦公室的未來

使用虛擬助手確實有一個學習曲線。 數字辦公文化需要不同的界限,因為工作和家庭之間的界限往往非常模糊,而數字疲勞是領導者需要意識到的真正問題。 但是,無論員工是在大樓內還是在大樓外,都可以創造性地設計護欄,以造福於團隊和底線。 如果您的團隊在他們的角色中值得信賴且技能嫻熟,那么生產力將是給定的,無論他們是自主工作還是在大廳里工作,都是如此。

將員工送回家的選擇在 2020 年感覺是暫時的。當時遠程工作似乎是由大流行引起的權宜之計,但現在很明顯,全球對虛擬員工(尤其是助理)的接受將繼續存在。 創業者和商界領袖現在都擁有獨特的機會,在這一趨勢仍在出現之際實現這一飛躍。

“就虛擬助理服務而言,需求比以往任何時候都大,”Sciortino 說。 “越來越多的人轉向勞動力支持,我們看到該行業在我們以前從未見過的地方擴張。 我們看到了虛擬助手可以支持運行各個行業的機會。”

本文最初發表於 2021 年 7 月/8 月號的 SUCCESS 雜誌。
菲茲克斯/Shutterstock 攝


莎拉·保爾克

莎拉·保爾克 (Sarah Paulk) 是一位自由作家,以採訪價值數百萬和數十億美元品牌背後的思想領袖而聞名。 她的封面故事和專題文章出現在 Success from Home、Direct Selling News、Empowering Women 等雜誌上。 莎拉還是一名作家和代筆作家,她幫助她的客戶以書本的形式將他們的記憶和研究帶入生活。 在她的網站 www.sarahpaul.com 上與她聯繫。


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